agwebrunner.com

Si tot just comenceu a utilitzar Google Docs, les seves funcions i complements extensius poden resultar una mica aclaparadors. Aquests són alguns consells per ajudar-vos a començar amb aquesta poderosa alternativa a Microsoft Word.

Què és Google Docs?

Si heu sentit a parlar de Google Docs abans, no dubteu a avançar. Si mai no n’heu sentit a parlar mai, aquí teniu un curs ràpid sobre el que heu de saber. Revisarem els conceptes bàsics i us farem conèixer què és Google Docs i com podeu començar immediatament.

Google Docs és un processador de textos gratuït basat en web que ofereix Google com a part de la seva suite ofimàtica completa, Google Drive, per competir amb Microsoft Office. Els altres serveis principals inclosos a la suite basada en el núvol són Fulls de càlcul (Excel) i Presentacions (Powerpoint).

RELACIONATS:Què és G Suite, de totes maneres?

Google Docs està disponible a tots els dispositius i plataformes; tot el que necessiteu és una connexió a Internet i un navegador web (o, en el cas del mòbil, les aplicacions aplicables). Google fa la resta i maneja el pes de la càrrega pesada mentre executa el programari al núvol.

Docs admet diversos tipus de fitxers, inclosos .doc, .docx .txt, .rtf i .odt, cosa que facilita la visualització i la conversió de fitxers de Microsoft Office directament des de Google Drive.

I ja que Docs és un processador de textos en línia, podeu compartir i col·laborar amb diverses persones en el mateix document, fent un seguiment de les revisions, canvis i suggeriments, tot en temps real.

N’has sentit prou? Comencem.

Com registrar-se per obtenir un compte

El primer que heu de fer abans de poder utilitzar Google Docs és registrar-vos a un compte de Google (un compte @gmail). Si ja teniu un compte, no dubteu a passar a la secció següent. En cas contrari, revisarem la manera senzilla de crear un compte de Google i configurar-lo amb Documents.

Dirigiu-vos a accounts.google.com, feu clic a "Crea un compte" i després a "Per a mi mateix".

A la pàgina següent, haureu de proporcionar informació per crear un compte, com ara noms i cognoms, nom d’usuari i contrasenya.

A més, heu de verificar el vostre número de telèfon per assegurar-vos que sou un humà real i no un robot.

Després de verificar el vostre número de telèfon, a les pàgines següents es requereix que proporcioneu una adreça electrònica de recuperació, la data de naixement i el gènere, a més d'acceptar la declaració de privadesa i els termes del servei. Acabeu-ho i sou l’orgullós nou propietari d’un compte de Google.

Com es crea un document en blanc

Ara que teniu un compte de Google, és hora de crear el vostre primer document. Dirigiu-vos a Google Docs i col·loqueu el cursor a la icona multicolor "+" a l'extrem inferior dret.

El + es converteix en una icona de llapis blau; feu-hi clic.

Consell de Chrome Pro:Si utilitzeu Google Chrome, podeu escriure docs.new a l'Omnibox i premeu Retorn per crear i obrir automàticament un nou document en blanc.

Com importar un document de Microsoft Word

Fins i tot si sou nou a Google Docs, és possible que ja tingueu una col·lecció de fitxers de Microsoft Word que voleu utilitzar. Si és així, haureu de penjar tots els vostres documents de Word abans de poder-los visualitzar. Tot i que és possible que no admeti algunes de les funcions i el format més avançats d’alguns documents de Word, funciona força bé.

Quan importeu un document de Word, podeu utilitzar Google Docs o Drive per penjar els fitxers. Ambdós mètodes permeten arrossegar i deixar anar un fitxer des del vostre ordinador directament al navegador web per facilitar la càrrega. El vostre Drive allotja tots els fitxers que heu penjat, però per motius de comoditat, quan aneu a la pàgina d'inici de Documents, només es mostren fitxers de tipus document.

A la pàgina d'inici de Google Docs, feu clic a la icona de carpeta que hi ha a la part superior dreta i, a continuació, feu clic a la pestanya "Penja".

Un cop s'ha penjat el fitxer Word, Docs l'obre automàticament, a punt per començar a editar, compartir i col·laborar.

Per obrir un document de Word que vulgueu editar, feu clic al fitxer amb la "W" blava al costat del nom de fitxer de la pàgina d'inici de Google Docs.

Feu clic a visualitza el fitxer de Word o editeu-lo a Documents.

Quan acabeu amb el document, podeu descarregar-lo de nou al format DOCX o PDF, ODT, TXT, HTML o EPUB. Feu clic a Fitxer> Baixa com i feu clic al format desitjat i es descarregarà directament on es desin els fitxers del navegador.

RELACIONATS:Com importar un document de Word a Google Docs

Com es pot revisar l'ortografia a Google Docs

Ara que teniu uns quants documents, ha arribat el moment d’assegurar-vos que la vostra ortografia i gramàtica són correctes. Docs ve equipat amb un corrector ortogràfic tot a punt: cada vegada que faltes d’ortografia, subratlla l’error amb una línia esquitxada que et demana que facis un canvi.

Això hauria d'estar activat de manera predeterminada, però podeu assegurar-vos a Eines> Ortografia> Errors subratllats.

Per veure correccions ortogràfiques i suggeriments, feu clic amb el botó dret a la paraula amb la línia a sota. També podeu prémer Ctrl + Alt + X (Windows) o Comanda + Alt + X (Mac) per obrir l’eina Correcció ortogràfica i Gramàtica.

Una altra manera d’accedir a la comprovació ortogràfica és fer clic a la icona amb una A i una marca de selecció. Això habilita l'eina i analitza el document per a l'ortografia i la gramàtica.

Juntament amb un corrector ortogràfic, Google Docs inclou un diccionari i un tesaurus integrats. Tot el que heu de fer és ressaltar una paraula, fer-hi clic amb el botó dret i, a continuació, fer clic a "Defineix [paraula]".

Tot i que això us hauria de començar, aprofundim en el corrector ortogràfic i gramatical de Docs si voleu més informació.

RELACIONATS:Com es pot revisar l'ortografia a Google Docs

Com es pot col·laborar en documents amb altres persones

Una de les millors funcions de Google Docs és la possibilitat de generar un enllaç compartible que permeti que qualsevol persona que tingui aquest document pugui veure, suggerir edicions o editar el vostre document. En lloc d'enviar un fitxer d'anada i tornada entre col·laboradors, podeu fer modificacions i suggeriments alhora, com si estiguéssiu amuntegats al mateix ordinador en temps real. L’única diferència és que cada persona té el seu propi cursor d’entrada de text per utilitzar al seu ordinador personal.

Al document que vulgueu compartir, feu clic al botó blau "Compartir" per triar com i amb qui voleu enviar un enllaç al vostre fitxer. Podeu introduir adreces de correu electrònic manualment o fer clic a "Obtén un enllaç compartible" a l'extrem superior per repartir la invitació vosaltres mateixos.

Al menú desplegable, podeu editar la quantitat de potència que tenen els usuaris compartits sobre el fitxer quan seleccioneu una d'aquestes opcions:

• Desactivat:L'ús compartit està desactivat. Si anteriorment heu compartit un enllaç amb altres usuaris, ja no funcionarà i revocarà els permisos que tenien una vegada.
• Tothom que tingui l'enllaç pot editar: Ofereix als usuaris compartits accés complet de lectura / escriptura. Tot i això, encara no el poden suprimir de la vostra unitat, només pel contingut del fitxer.
• Tothom que tingui l'enllaç pot comentar: Permet als usuaris compartits deixar comentaris si ho desitgen; això és fantàstic per a projectes en equip.
• Tothom que tingui l'enllaç pot visualitzar-lo: Els usuaris compartits poden veure el fitxer, però no el poden editar de cap manera. Aquesta és l'acció predeterminada quan compartiu un fitxer i la millor opció si intenteu compartir un fitxer per baixar-lo.

Podeu fer molt més amb aquests enllaços que es poden compartir, que també funcionen amb altres fitxers de Drive i en dispositius mòbils. Per obtenir una visió més profunda de com funcionen aquests enllaços i com es generen, consulteu la nostra publicació.

RELACIONATS:Com es poden crear enllaços de baixada compartibles per a fitxers a Google Drive

Com es poden veure tots els canvis recents en un document

Quan compartiu documents amb altres persones, és difícil fer un seguiment de tots els petits canvis que es produeixen si no hi sou. Per a això, hi ha un historial de revisions. Google Docs fa un seguiment de tots els canvis que es produeixen en un document i els agrupa en períodes, mantenint el desordre. Fins i tot podeu revertir un fitxer a qualsevol de les versions anteriors llistades a l’historial amb un clic de ratolí.

Podeu veure una llista de tots els canvis recents fent clic a Fitxer> Historial de versions> Veure Historial de versions.

RELACIONATS:Com es poden veure els canvis recents al fitxer de documents, fulls de càlcul o presentacions de Google

Com suggerir una edició a un document

Si sou el propietari d'un document i preferiu que els col·laboradors hagin de suggerir modificacions al fitxer (en lloc d'editar-les directament), podeu establir el permís d'accés a "Suggeriments". Això permet que altres usuaris facin una edició d'un document sense que els altres enganyin al fitxer. Quan un col·laborador fa una edició, el propietari rep una notificació per correu electrònic sobre l'edició suggerida i pot optar per mantenir o descartar el canvi.

Si mireu a la part superior dreta de la finestra del document, veureu el vostre estat actual. Si veieu "Suggeriment", esteu bé. Si veieu "Edició" o "Visualització", feu clic a aquest botó i feu clic a l'opció "Suggeriment".

RELACIONATS:Com suggerir una edició a Google Docs

Com trobar el recompte de paraules i pàgines

Per defecte, Google Docs no mostra el recompte de paraules ni de pàgines, però és fàcil comprovar-les sense un recompte manual. Per tant, si teniu un límit estricte de paraules per a una tasca o voleu fer un seguiment de la quantitat que escriviu, podeu veure els detalls als vostres treballs amb el recompte de paraules. Fins i tot podeu ressaltar text de qualsevol paràgraf per comprovar quantes paraules hi ha a la selecció.

Per veure el recompte de paraules / pàgines del document, feu clic a Eines> Recompte de paraules o premeu Ctrl + Maj + C al Windows i Ordre + Maj + C al Mac.

També podeu trobar el recompte de paraules per a una cadena de text específica ressaltant-lo i saltant de nou a Eines> Recompte de paraules (o amb el combinat de tecles).

RELACIONATS:Com es pot trobar el recompte de pàgines i paraules a Google Docs

Com s'utilitza Google Docs fora de línia

Què passa si heu d’accedir a Google Docs però no teniu connexió a Internet? Tot i que Google Docs és un producte basat en web, això no vol dir que no el pugueu utilitzar fora de línia. Heu de baixar una extensió per a Chrome i assegureu-vos que hàgiu activat el fitxer per a ús fora de línia prèviament. Qualsevol canvi que feu al fitxer s’actualitza la propera vegada que us connecteu a Internet.

Després de descarregar l'extensió oficial de Chrome, aneu a la pàgina d'inici de Google Docs i, a l'extrem superior esquerre, feu clic al menú Hamburger> Configuració. Un cop aquí, canvieu "Fora de línia" a la posició Activat i feu clic a "D'acord".

Per estalviar espai d'emmagatzematge a la vostra màquina local, Google només baixa i fa que els fitxers als quals s'hagi accedit més recentment estiguin disponibles fora de línia. Per habilitar manualment un fitxer, feu clic a la icona de tres punts i, a continuació, canvieu "Disponible fora de línia" a Activat.

RELACIONATS:Com s'utilitza Google Docs fora de línia

Com afegir números de pàgina a un document

Els números de pàgina són una eina visual que s’utilitza per mostrar al lector en quina pàgina es troba actualment. També us ajuden a organitzar fulls de paper físics i a col·locar-los en l’ordre adequat (ja ho sabeu, si els imprimiu). Google Docs no genera automàticament números de pàgina en fitxers, heu d’afegir-los manualment, però és fàcil afegir-los a la capçalera o al peu de pàgina del document.

Per afegir un número de pàgina a totes les pàgines, feu clic a Insereix> Número de capçalera i pàgina> Número de pàgina. Veureu una finestra emergent on podeu triar un estil de número de pàgina.

RELACIONATS:Com afegir números de pàgina a Google Docs

Com es poden controlar els marges a Google Docs

Els marges són l’espai en blanc que voreja el document per totes les cares. Com que els marges creen una vora invisible, quan reduïu la mida del marge, augmenteu la quantitat d'espai útil a la pàgina. Si heu de canviar la quantitat d’espai que hi ha a les vores de totes les pàgines d’un fitxer, haureu de gestionar-ne els marges amb la regla al llarg i a la part superior del document.

Si preferiu introduir els marges manualment, feu clic a Fitxer> Configuració de la pàgina, introduïu la quantitat d'espai en blanc que vulgueu veure a cada costat i, a continuació, feu clic a "D'acord".

RELACIONATS:Com es poden controlar els marges a Google Docs

Com afegir un quadre de text a un document

Afegir quadres de text a Google Docs és una manera excel·lent de ressaltar la informació pertinent i cridar l’atenció sobre elements específics d’un document. Tot i això, crear-ne un no és un procés senzill i s’amaga en un lloc poc probable: des de la funció Dibuix.

Per accedir al menú Dibuix, aneu a Insereix> Dibuix i feu clic a la icona del quadre de text a la barra de menú.

Ara feu clic i arrossegueu el ratolí per crear un quadre de text a l'espai proporcionat i, a continuació, afegiu el text desitjat.

Feu clic a "Desa i tanca" per inserir el quadre de text al document quan hàgiu acabat.

RELACIONATS:Com afegir un quadre de text a Google Docs

Com afegir una taula de continguts

Una taula de continguts és una manera de mostrar als lectors cada tema / capítol que apareix al document. Aquesta funció en genera automàticament una i utilitza enllaços que salten a cada secció quan es fa clic. Per tant, si teniu un document gran, això permetrà a tothom accedir ràpidament a parts específiques sense necessitat de desplaçar-se per tot.

Feu clic a Insereix> Taula de continguts i, a continuació, feu clic a qualsevol de les dues opcions proporcionades. La primera opció és una taula de contingut de text pla amb números a la part dreta destinats als documents impresos. La segona opció no utilitza números de pàgina, sinó que insereix hipervincles que van a la secció indicada perquè els documents es visualitzin en línia.

Tingueu en compte que per crear una taula de contingut generada automàticament que enllaci a seccions específiques del vostre document, heu de formatar cada capítol o títol mitjançant els estils de capçalera integrats de Google Docs. Això permet que Docs sàpiga com omplir la taula i afegir enllaços on es pot fer clic.

RELACIONATS:Com es crea una taula de continguts a Google Docs

Els millors complements de Documents de Google

Ara que heu après tots els conceptes bàsics de Google Docs, podeu convertir-vos en un veritable usuari avançat amb l'addició de complements. Els complements són molt semblants a les extensions per a navegadors web, però són específics de Google Docs i us permeten obtenir funcions addicionals de desenvolupadors de tercers. Podeu instal·lar eines per augmentar la productivitat amb correctors addicionals, aplicacions de signatura de documents, un traductor de documents i fins i tot un creador de rúbriques per a professors.

RELACIONATS:Els millors complements de Documents de Google