Com protegir els documents i PDF amb contrasenya amb Microsoft Office

Microsoft Office us permet xifrar els vostres documents d’Office i els vostres fitxers PDF, cosa que no permet a ningú ni tan sols visualitzar el fitxer tret que tingui la contrasenya. Les versions modernes d’Office utilitzen xifratge segur en què podeu confiar, suposant que definiu una contrasenya segura.

Les instruccions següents s'apliquen a Microsoft Word, PowerPoint, Excel i Access 2016, però el procés hauria de ser similar en altres versions recents d'Office.

Quina seguretat té la protecció amb contrasenya de Microsoft Office?

Les funcions de protecció de contrasenya de Microsoft Office han tingut un mal repàs en el passat. Des de l’Office 95 fins a l’Office 2003, l’esquema de xifratge era molt feble. Si teniu un document protegit amb contrasenya amb Office 2003 o una versió anterior, la contrasenya es pot passar fàcilment i ràpidament amb un programari de trencament de contrasenyes àmpliament disponible.

Amb Office 2007, Microsoft es va posar més seriosament en seguretat. Office 2007 va canviar a la norma de xifratge avançat (AES) amb una clau de 128 bits. Això es considera àmpliament segur i significa que Office utilitza ara un xifratge real i fort per protegir els vostres documents quan configureu una contrasenya. Hem provat la funció de xifratge PDF i hem comprovat que també utilitza xifratge AES de 128 bits a Office 2016.

RELACIONATS:Què és el xifratge i per què la gent en té por?

Hi ha dues coses importants que cal tenir en compte. En primer lloc, només són segures les contrasenyes que xifren completament el document. Office també us permet establir una contrasenya per a "Restringir l'edició" d'un fitxer, en teoria, permetent a la gent veure un fitxer, però no editar-lo sense contrasenya. Aquest tipus de contrasenya es pot trencar i eliminar fàcilment, cosa que permet editar el fitxer.

A més, el xifratge d’Office només funciona bé si el deseu en formats de documents moderns com .docx. Si deseu a formats de documents antics com .doc –que són compatibles amb Office 2003 i versions anteriors–, Office utilitzarà la versió anterior i no segura del xifratge.

Però, sempre que deseu els fitxers en formats d’Office moderns i que utilitzeu l’opció "Xifra amb contrasenya" en lloc de l'opció "Restringir l'edició", els vostres documents haurien de ser segurs.

Com protegir amb contrasenya un document d’Office

Per protegir amb contrasenya un document d’Office, obriu-lo primer a Word, Excel, PowerPoint o Access. Feu clic al menú "Fitxer" a l'extrem superior esquerre de la pantalla. Al tauler d'informació, feu clic al botó "Protegeix el document" i seleccioneu "Xifra amb contrasenya".

El botó només es diu "Protegeix el document" a Microsoft Word, però es diu alguna cosa similar en altres aplicacions. Cerqueu "Protegiu el llibre" al Microsoft Excel i "Protegiu la presentació" al Microsoft PowerPoint. A Microsoft Access, només veureu un botó "Xifra amb contrasenya" a la pestanya Informació. Els passos funcionaran igualment.

NOTA: Si només voleu restringir l'edició del document, podeu escollir "Restringir l'edició" aquí, però, com hem dit, no és molt segur i es pot passar per alt. Si és possible, és millor que xifreu tot el document.

RELACIONATS:Com crear una contrasenya segura (i recordar-la)

Introduïu la contrasenya amb què voleu xifrar el document. Aquí voldreu triar una bona contrasenya. Les contrasenyes febles es poden endevinar fàcilment si es trenca el programari si algú accedeix al document.

Advertiment: Perdreu l'accés al document si mai oblideu la vostra contrasenya, així que mantingueu-la segura. Microsoft us aconsella que escriviu el nom del document i la seva contrasenya i que el guardeu en un lloc segur.

Quan es xifri un document, veureu el missatge "Es requereix una contrasenya per obrir aquest document" a la pantalla d'informació.

La propera vegada que obriu el document, veureu el quadre "Introduïu la contrasenya per obrir el fitxer". Si no introduïu la contrasenya correcta, no podreu veure el document.

Per eliminar la protecció amb contrasenya d'un document, feu clic al botó "Protegeix el document" i seleccioneu de nou "Xifra amb contrasenya". Introduïu una contrasenya en blanc i feu clic a "D'acord". Office eliminarà la contrasenya del document.

Com es crea un fitxer PDF protegit per contrasenya

També podeu exportar un document d’Office a un fitxer PDF i protegir-lo amb contrasenya. El document PDF es xifrarà amb la contrasenya que proporcioneu. Això funciona amb Microsoft Word, però no amb Excel, per alguna raó.

Per fer-ho, obriu el document a Microsoft Word, feu clic al botó del menú "Fitxer" i seleccioneu "Exporta". Feu clic al botó "Crea PDF / XPS" per exportar el document com a fitxer PDF.

Feu clic al botó "Opcions" a la part inferior de la finestra de diàleg de desa que apareix. A la part inferior de la finestra d'opcions, activeu l'opció "Xifra el document amb una contrasenya" i feu clic a "D'acord".

Introduïu la contrasenya amb què voleu xifrar el fitxer PDF i feu clic a "D'acord".

Quan hàgiu acabat, introduïu un nom per al fitxer PDF i feu clic al botó "Publica". Office exportarà el document a un fitxer PDF protegit amb contrasenya.

Advertiment: No podreu veure el fitxer PDF si oblideu la contrasenya. Assegureu-vos de fer-ne un seguiment o perdrà l'accés al fitxer PDF.

Haureu d’introduir la contrasenya del fitxer PDF quan l’obriu. Per exemple, si obriu el fitxer PDF al visualitzador de PDF predeterminat de Microsoft Edge (Windows 10), se us demanarà que introduïu la contrasenya abans de poder veure-la. Això també funciona en altres lectors de PDF.

Aquesta característica pot ajudar a protegir documents especialment sensibles, especialment quan els emmagatzemeu en una unitat USB o en un servei d'emmagatzematge en línia com Microsoft OneDrive.

El xifratge de disc complet, com el xifratge de dispositius i BitLocker en un PC amb Windows o FileVault en un Mac, és més segur i indolor per protegir tots els documents de l’ordinador, sobretot, sobretot si us roben l’ordinador.