agwebrunner.com

Tenint en compte que les presentacions de Microsoft PowerPoint solen anar acompanyades de moltes imatges, gifs, vídeos incrustats, gràfics, gràfics i altres continguts, no és d’estranyar que obtingueu fitxers força grans. A continuació, es detallen alguns passos per reduir la mida del fitxer d’una presentació.

Els fitxers grans poden ser molestos. Ocupen un munt d’espai preciós al disc, alenteixen el rendiment de la reproducció i poden provocar que els correus electrònics es recuperin a causa de superar el límit de mida del fitxer. Podeu evitar totes aquestes coses reduint la mida del fitxer de la vostra presentació.

Ja ho hem esmentat abans, però el primer que us hauríeu de plantejar quan voleu reduir la mida del fitxer són les imatges, i per una bona raó. Els fitxers d’imatges poden ser força grans. Hi ha passos que podeu fer per reduir la mida, com ara comprimir les imatges de la presentació. Si sospiteu que el motiu del fitxer PowerPoint és tan gran a causa de les imatges, no oblideu llegir l'article que hem escrit sobre com reduir la mida dels documents d'Office que contenen imatges.

RELACIONATS:Com es redueix la mida d’un document de Microsoft Word

Tenim alguns consells addicionals per afegir si heu seguit aquests passos, però cal reduir la mida del fitxer de la presentació.

Convertiu la vostra presentació al format PPTX

Microsoft va llançar el format PPTX a Office 2007. Tot i així, no és estrany veure fitxers PPT flotant. Quina és la diferència entre un fitxer PPT i un fitxer PPTX? La versió PPTX comprimeix tot el contingut de la presentació. Si teniu un fitxer PPT i el convertiu en un fitxer PPTX, notareu una disminució de la mida del fitxer.

Convertir el fitxer és tan senzill com prémer un botó i triar el tipus de fitxer. Seguiu endavant i obriu el fitxer PPT, aneu a la pestanya "Fitxer" i feu clic a "Converteix".

Apareixerà Windows File Explorer. Notareu que el tipus Desa com es defineix com a "Presentació de PowerPoint". Aquest és el tipus de fitxer PPTX. Feu clic a "Desa".

El vostre fitxer PPT ara es convertirà a un fitxer PPTX. Com podeu veure, s’ha reduït la mida del fitxer.

HTG Presentation 2 és el nostre fitxer PPT i HTG Presentation 3 és el nostre fitxer PPTX. La simple conversió del tipus de fitxer va reduir la mida en 335 KB.

Tot i que no es tracta d’una caiguda impressionant de la mida del fitxer, hem aconseguit reduir la mida d’un fitxer de document Word de 6.001 KB a 721 KB. Tot depèn del contingut del fitxer. Amb sort, aquest serà l’únic pas que heu de fer. Si no, segueix llegint.

Inseriu les vostres imatges: no copieu ni enganxeu

És temptador copiar i enganxar una imatge a PowerPoint en lloc d’utilitzar la funció d’inserció. Això no serà un problema si no us preocupa la mida del fitxer, però si ho sou, tingueu en compte que copieu i enganxeu; pot ser que reformateu la imatge a BMP o PNG. Per què és un problema? Aquests formats de fitxer són més grans que JPG.

Podeu veure a la captura de pantalla anterior que el fitxer PNG té 153 KB en comparació amb el fitxer JPG de 120 KB de la mateixa imatge. Cada vegada que copieu i enganxeu un fitxer JPG a PowerPoint i es converteix a PNG, afegiu una mica de mida de fitxer innecessària a la presentació. Si utilitzeu la funció d'inserció, assegureu-vos que les imatges s'insereixen de la manera prevista.

Feu modificacions d'imatges en un editor d'imatges: no en PowerPoint

Quan inseriu una imatge a PowerPoint, és millor assegurar-vos que no necessiti cap modificació. Si fa si necessiteu modificacions, és millor fer-ho en un editor d’imatges. Per què? Quan utilitzeu PowerPoint per editar la vostra imatge, emmagatzema totes aquestes modificacions com a part de la presentació. Per exemple, quan canvieu una imatge a blanc i negre, PowerPoint també conserva la imatge a tot color. Es tracta d’un munt de picades addicionals que s’emmagatzemen.

Si no teniu un editor d’imatges (sí) o simplement heu d’utilitzar PowerPoint, assegureu-vos de dir-li a PowerPoint que descarti totes aquestes dades sobrants guardades de les edicions. No us estalviarà tant espai com treballar en un editor dedicat, però us ajudarà.

Comprimiu totes les imatges de la vostra presentació

Podeu comprimir imatges en PowerPoint una a la vegada o totes alhora. Si voleu fer això últim, aquí teniu com fer-ho.

Obriu la presentació, aneu a la pestanya "Fitxer" i, a continuació, seleccioneu "Desa com" al tauler esquerre.

A continuació, seleccioneu "Més opcions", que trobareu a la zona on anomenareu el fitxer i trieu el tipus de fitxer.

Apareixerà la finestra "Desa com a", aquesta vegada amb algunes opcions addicionals disponibles. Al costat del botó "Desa", feu clic a "Eines".

Al menú desplegable que apareix, seleccioneu "Comprimir imatges".

Apareixerà la finestra "Comprimir imatges". Aquí podeu triar el tipus de resolució de les imatges (basades en PPI) a la presentació. També notareu que no podeu seleccionar l'opció "Aplica només a aquesta imatge" al grup "Opcions de compressió". Això es deu al fet que, com hem accedit a aquesta eina, aquesta opció no està disponible.

Nota:Si voleu comprimir una sola imatge, seleccioneu-la i aneu a Format d'eines d'imatge> Comprimir imatges.

Quan estigueu satisfet amb la vostra selecció, feu clic a "D'acord".

Assegureu-vos de desar la presentació després.

No utilitzeu tipus de lletra incrustats

Obtenim el motiu pel qual és possible que vulgueu incrustar tipus de lletra: és possible que feu una presentació temàtica de Star Wars i, en conseqüència, és probable que qualsevol persona amb qui compartiu la presentació no tingui aquests tipus de lletra especials disponibles. La inserció dels tipus de lletra a la presentació pot evitar problemes, però comporta un augment de la mida dels fitxers.

En general, tret que estigueu segur que heu de mostrar un tipus de lletra concret, us recomanem que desactiveu la inserció de tipus de lletra.

Aneu a la pestanya "Fitxer" i seleccioneu "Opcions" a la part inferior del tauler de l'esquerra.

A la pestanya "Desa", desmarqueu la casella de selecció "Insereix tipus de lletra al fitxer" i, a continuació, feu clic a "D'acord".

Hem desat una còpia de la nostra presentació amb tots els tipus de lletra incrustats, sense tipus de lletra incrustats i només amb els tipus de lletra utilitzats a la presentació. Mireu la diferència entre les mides dels fitxers:

Encara convençut?

Enllaç a fitxers en lloc d’incorporar-los

Penseu en la diferència de mida del fitxer si incorporeu un vídeo de YouTube sencer a la vostra presentació en lloc de tornar-hi a enllaçar. La inserció d’un vídeo complet augmentarà significativament la mida de la vostra presentació. Sens dubte, hi ha alguns avantatges valuosos a l’hora d’incorporar un fitxer o enllaçar-hi (com ara quan el destinatari pot no tenir accés a Internet per reproduir el vídeo), però si la mida del fitxer és un problema, no ho feu.

No emmagatzemeu cap miniatura per a la presentació

Es va tornar enrere quan Office us permetia desar imatges en miniatura de la vostra presentació per poder obtenir una vista prèvia del fitxer quan el cerqueu a File Explorer. Windows ha esdevingut més sofisticat, de manera que ja no requereix l’ajut d’aplicacions d’Office per fer-ho. Però l'opció encara està disponible.

Vam fer una petita prova per veure la diferència de mida del fitxer amb i sense aquesta opció habilitada. Aquests són els resultats:

Amb l'opció de miniatura activada, la mida del nostre fitxer era de 2.660 KB. Sense l'opció activada, la mida del fitxer es va reduir a 2.662 KB, estalviant un total de 7 KB.

Es tracta d’un estalvi força petit, però quan el vam provar amb un document de Word, la diferència va ser significativa, mostrant 721 KB sense l’opció activada i 3.247 KB amb l’opció activada.

Tot i que es tracta d’una gran bretxa entre les aplicacions i no està clarament clar per què la diferència és tan gran, continua sent una opció que val la pena explorar. Per desactivar la funció, obriu la presentació, aneu a la pestanya "Fitxer" i, a continuació, seleccioneu "Propietats" que trobareu a la part dreta i, a continuació, "Propietats avançades".

Ara estareu a la pestanya "Resum" de la finestra "Propietats". A la part inferior de la finestra, desmarqueu la casella que hi ha al costat de "Desa la imatge de vista prèvia" i feu clic a "D'acord".

Elimineu la informació personal i oculta de la vostra presentació

Microsoft Office emmagatzemarà la vostra informació personal (com ara el nom de l'autor) i les propietats amagades a la vostra presentació. Desfer-se d’aquesta informació us pot estalviar una mica d’espai.

Obriu la presentació, aneu a la pestanya "Fitxer", seleccioneu l'opció "Comproveu si hi ha problemes" i, a continuació, seleccioneu "Inspecciona el document".

Apareixerà la finestra "Inspector de documents". Assegureu-vos que la casella "Propietats del document i informació personal" estigui marcada i feu clic a "Inspecciona".

A la finestra següent, seleccioneu "Elimina-ho tot". Ara la informació s’eliminarà i estalvieu uns quants KB d’espai.

Desactiveu la recuperació automàtica

No ho recomanem necessàriament i només s’ha d’utilitzar com a últim recurs. La recuperació automàtica és una eina essencial a Office i, si alguna vegada heu perdut un document abans de desar-lo, enteneu exactament el que volem dir.

Cada vegada que Office utilitza la recuperació automàtica, s’afegeix una mica a la mida del fitxer. Per desactivar la recuperació automàtica, aneu a la pestanya "Fitxer" i seleccioneu "Opcions" a la part inferior del tauler esquerre.

A la pestanya "Desa" de la finestra "Opcions", desmarqueu la casella situada al costat de "Desa la informació de recuperació automàtica sempre xx minuts".

Si deseu i sortiu de la presentació immediatament, no notareu cap diferència. Amb el pas del temps, a mesura que continueu avançant en la presentació, la funció de recuperació automàtica afegirà KB al vostre fitxer.

Copieu-ho tot en una presentació nova

Mentre creeu la presentació, PowerPoint desarà diverses coses en segon pla per ajudar-vos. Hem esmentat com desactivar moltes d’aquestes funcions, suprimir dades que guarda PowerPoint, etc., però sempre hi ha la possibilitat que alguna cosa s’escapi per les esquerdes i PowerPoint emmagatzemi una informació que no necessiteu. Copiar el contingut a una presentació nova pot ser una bona solució al problema.

Pot ser que sigui una mica complicat, ja que, amb PowerPoint, haureu de copiar i enganxar cada diapositiva (i les diapositives mestres). Un cop ho hàgiu fet, la nova presentació no tindrà cap de les dades anteriors desades, informació de recuperació automàtica ni versions anteriors del fitxer. Com a resultat, hauríeu de veure un canvi en la mida del fitxer.

Tot i que no us podem dir exactament quant reduirà la mida del fitxer, ja que cada presentació serà diferent, val la pena fer-ho.

Una possibilitat: descomprimiu la presentació i comprimeu-la

Com hem esmentat anteriorment, un fitxer PPTX és un fitxer comprimit (per això la mida és molt més petita que un fitxer PPT de la vella escola). Això significa que podeu obrir-lo amb una eina com 7-Zip o WinRar, extreure tots els fitxers del vostre PPTX, afegir-los a un arxiu comprimit i canviar el nom de l'arxiu a una extensió de fitxer PPTX.

Però hem tingut alguns problemes aquí.

A les proves de Rob amb el seu document de Word, va reduir amb èxit la mida del fitxer de 721 KB a 72 KB. Tanmateix, va corrompre el fitxer durant el procés. En fer proves amb el fitxer de 2.614 KB, no el va corrompre, però només el va reduir a 2.594 KB, en total només 20 KB. No estem segurs de què hi ha en joc, de manera que si voleu provar-ho, assegureu-vos de tenir una còpia de seguretat del fitxer abans de fer-ho.

Aquests són tots els consells que tenim per reduir la mida de la presentació de PowerPoint. Sempre busquem maneres noves i interessants de reduir la mida dels nostres fitxers, de manera que si teniu algun consell, feu-nos-ho saber a la secció de comentaris i estarem encantats de provar-los.