agwebrunner.com

Els documents de Word poden obtenir documents complexos, enormes i inusualment llargs, amb moltes imatges incrustades, tipus de lletra i altres objectes. Però també sembla que els documents poden sortir de les mans sense aparentment cap motiu. Si teniu un document enorme, aquí teniu algunes coses que podeu provar de reduir la mida del fitxer.

Quan tingueu un document de Word massa gran, el primer que provareu és comprimir les imatges que hi contenen. Això es deu, en part, a llocs com How-To Geek que han escrit articles exhaustius que expliquen com fer-ho, i en part perquè, bé, les imatges sempre semblen augmentar la mida d’un document de Word més enllà de la raó. Encara heu de seguir endavant i seguir els consells que vam escriure en aquest article perquè si teniu imatges, us ajudaran.

Però si no teniu imatges o heu seguit aquests consells i necessiteu reduir més la mida del fitxer, us cobrirem. Tenim molts consells per compartir, de manera que els hem desglossat en coses que sens dubte ajudaran a reduir la mida d’un document de Word, coses que poden ajudar-vos i alguns consells que no us heu de molestar. .

Comencem.

Consells que definitivament ajudaran a reduir la mida d’un document

No tots els consells que trobeu us seran útils. De vegades, això es deu al fet que no s’apliquen a la vostra situació (si no teniu cap imatge, els consells sobre la compressió d’imatges no seran útils), però de vegades els consells són equivocats. Hem provat tots els consells d’aquesta secció, de manera que sabem que funcionen.

Convertiu el vostre document al format DOCX

Microsoft va llançar el format DOCX a l’Office 2007, de manera que si encara utilitzeu el format .doc, és hora de convertir-los. El tipus de fitxer .docx més recent actua essencialment com a fitxer ZIP comprimint el contingut del document, de manera que simplement convertir un fitxer .doc al format .docx farà que el vostre document sigui més petit. (Això també s'aplica a altres formats d'Office com Excel (.xls a .xslx), PowerPoint (.ppt a .pptx) i Visio (.vsd a .vsdx) per cert.)

Per convertir el fitxer .doc, obriu-lo a Word i feu clic a Fitxer> Informació> Converteix.

Feu clic a "D'acord" a la sol·licitud que apareix, feu clic al botó "Desa" i Word converteix el document a .docx. Word fa aquesta conversió creant una versió nova del document amb el nou format, de manera que encara tindreu disponible la vostra versió .doc antiga.

Ho hem provat amb un fitxer .doc de 20 pàgines de mostra que contenia sis imatges, diverses taules i marques de format. El fitxer .doc original tenia 6.001 KB, però el fitxer .docx convertit només pesava 721 KB. És el 12% de la mida original. Res més que suggerim a continuació farà més per reduir la mida del fitxer, de manera que si teniu fitxers .doc que podeu convertir a .docx, és possible que la vostra feina estigui feta.

Inseriu les vostres imatges en lloc de copiar-les i enganxar-les

Quan copieu i enganxeu una imatge al document, Word fa algunes suposicions sobre com tractar-la. Un d’aquests supòsits és que voleu que la imatge enganxada sigui un format BMP, que és un tipus de fitxer gran, o de vegades PNG, que encara és força gran. Una alternativa senzilla és enganxar la vostra imatge en un programa d’edició, desar-la en un format més petit com JPG i, a continuació, utilitzeu Insereix> Imatge per inserir la imatge al vostre document.

Enganxar la petita captura de pantalla que es mostra a continuació directament en un document de Word en cas contrari, va fer que la mida del document passés de 22 KB a 548 KB.

Enganxar aquesta captura de pantalla a Paint, desar-la com a JPG i inserir-la en un document en blanc va provocar que el document saltés a només 331 KB. Això és poc més d’un 40% més petit. Encara millor, l'ús del format GIF va donar lloc a un document que era més d'un 60% més petit. A mida, aquesta és la diferència entre un document de 10 MB i un document de 4 MB.

Per descomptat, no sempre es pot sortir amb això. De vegades, necessitareu la millor qualitat d’imatge que poden oferir formats com BMP i PNG. Però si es tracta d’una imatge petita o no necessiteu una qualitat molt elevada, pot ser útil fer servir un format de pes més lleuger i inserir la imatge.

Mentre deseu la vostra imatge, feu la vostra edició

Quan editeu una imatge a Word, emmagatzema totes les modificacions de la vostra imatge com a part del document. Si voleu retallar una imatge al document, Word encara conserva la imatge original completa. Canvieu una imatge a blanc i negre i Word encara conserva la imatge original a tot color.

Això augmenta la mida del document innecessàriament, de manera que quan hàgiu fet canvis a les imatges i esteu segur que no necessiteu revertir-les, podeu fer que Word descarti les dades d’edició.

Però, millor que eliminar dades innecessàries del vostre document, no és tenir-les en primer lloc. Qualsevol edició que pugueu fer, fins i tot senzilles, com retallar o afegir una fletxa, és millor fer-la en un editor d'imatges abans d'inserir la imatge al document.

Comprimiu totes les imatges d'un sol cop

Sí, vam dir al principi que es tractava d’aquest article altres maneres de reduir la mida del fitxer, però la majoria d’articles sobre aquest tema us expliquen com comprimir les vostres imatges d’una en una (inclòs el nostre article), i aquí a How-To Geek tractem de trobar millors maneres de fer les coses.

Feu clic a Fitxer> Desa com a> Més opcions. (És possible que tingueu "Desa una còpia" en lloc de "Desa com" si teniu activat OneDrive amb Desa automàtic).

S'obre el quadre de diàleg "Desa com a", on s'accedeix a algunes opcions addicionals. Feu clic a Eines> Comprimir imatges.

S'obre el tauler "Comprimir imatges", on podeu decidir quina compressió voleu aplicar a totes les vostres imatges alhora.

L'opció "Aplica només a aquesta imatge" està atenuada perquè es tracta d'una eina de tot o res; ja sigui que totes les imatges tindran aquestes opcions aplicades quan deseu el document o cap d'elles no ho farà. Per tant, si voleu triar diferents opcions per a imatges diferents, això no us funcionarà. Però si voleu comprimir totes les imatges d'una sola vegada, aquesta és l'opció que cal utilitzar.

Seleccioneu les vostres opcions, feu clic a "D'acord" i deseu la nova versió del document amb totes les imatges comprimides.

Atureu la inserció de tipus de lletra al document

A no ser que utilitzeu un tipus de lletra inusual d'una galàxia molt, molt llunyana, és gairebé segur que qualsevol persona amb qui compartiu el document el pugui llegir mitjançant la seva còpia de Word (o una alternativa gratuïta com el Libre Office). Per què voleu malgastar espai al fitxer incrustant els tipus de lletra? Per evitar que això passi, aneu a Fitxer> Opcions> Desa i desactiveu l'opció "Incrustar tipus de lletra al fitxer".

Podríeu pensar que això no faria molta diferència, però us equivocaríeu. Si teniu activada la inserció de tipus de lletra i teniu l'opció "No incrustar tipus de lletra del sistema comuns" desactivada, la diferència de mida del fitxer és de gairebé 2 MB. Fins i tot amb l'opció "No incrustar tipus de lletra del sistema comuns" activada (el que significa que no s'inclouen tipus de lletra com Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman, etc.), el fitxer continua sent gairebé 1,3 MB més gran.

Sí, deixeu d’incorporar tipus de lletra al document.

RELACIONATS:Com es defineix el tipus de lletra per defecte a Word

Deixa d'incorporar altres fitxers si pots

Recentment us hem mostrat com incrustar o enllaçar un full de càlcul Excel en un document de Word (i podeu fer-ho amb altres fitxers, com ara presentacions de PowerPoint o diagrames de Visio). Si podeu enllaçar al full de càlcul en lloc d’incorporar-lo, us estalvieu la major part de la mida del fitxer Excel. No ho desareu tot, perquè el full de càlcul enllaçat encara afegirà una mica de mida, però el vostre document serà molt més petit amb un enllaç que una inserció completa. Per descomptat, hi ha inconvenients tant en l’enllaç com en els beneficis, així que no deixeu de llegir aquest article per entendre’ls abans de fer-ho.

Deixeu d'emmagatzemar una miniatura per al document

Un cop enrere, Word us permetia emmagatzemar una imatge en miniatura del document per tal que Windows pugui mostrar-vos una vista prèvia a File Explorer. Actualment, File Explorer pot fer-ho tot sol i no necessita ajuda de Word, però l’opció encara hi és al vostre document. Al nostre document de prova de 721 KB, activar aquesta opció va augmentar la mida del fitxer a 3247 KB. És 4,5 vegades la mida del fitxer original, per res. Trobareu aquesta configuració a Fitxer> Informació> Propietats> Propietats avançades.

Desactiveu la casella de selecció "Desa les miniatures de tots els documents de Word" i feu clic a "D'acord".

El nom d'aquesta opció és una mica enganyós perquè desactivar-la aquí només afecta el document que teniu obert, tot i que diu "tots els documents de Word". Si s’activa de manera predeterminada quan creeu un document, haureu d’apagar-lo a la plantilla Normal.dotx i Microsoft ha proporcionat instruccions excel·lents per fer-ho si no esteu segur de com fer-ho.

També podeu desactivar aquesta configuració al quadre de diàleg "Desa com a", on s'anomena "Desa miniatura" una mica més correcta.

Elimineu la informació personal i oculta del vostre document

La informació personal no només s’afegeix a la mida del document, sinó que també pot proporcionar als lectors informació que no voleu que tinguin. És possible que també hi hagi informació que s’hagi formatat com a oculta i, si no necessiteu aquest text ocult al document, per què no desfer-vos-en?

Elimineu aquesta informació innecessària del document dirigint-vos a Fitxer> Informació> Comprova si hi ha problemes i feu clic al botó "Inspecciona el document".

Assegureu-vos que l'opció "Propietats del document i informació personal" estigui activada i feu clic a "Inspecciona". Quan l'Inspector hagi acabat d'executar-se, feu clic a "Elimina-ho tot" a la secció "Propietats del document i informació personal".

Aquesta acció va reduir la mida del fitxer de prova en 7 KB, de manera que no va ser una quantitat enorme. Tot i això, és una bona pràctica eliminar informació personal dels vostres fitxers, de manera que és probable que ho feu de totes maneres. Tingueu en compte que no podeu recuperar aquestes dades després d’eliminar-les, així que assegureu-vos que estigueu contents que es publiquin abans d’eliminar-les. Podeu fer el mateix amb les opcions "Contingut invisible" i "Text ocult", però això només reduirà el fitxer si teniu contingut ocult.

Desactiveu la recuperació automàtica (si us atreviu)

Una de les grans funcions de Word, de fet, una de les grans funcions de totes les aplicacions d’Office, és la recuperació automàtica. Aquesta funció fa còpies de seguretat periòdiques del fitxer mentre treballa, de manera que si Word es bloqueja o l'ordinador es reinicia de manera inesperada (com ara quan Windows actualitza el sistema durant la nit), la propera vegada que comenceu se us presentaran versions recuperades automàticament de documents oberts. Paraula. Per descomptat, totes aquestes versions s’afegeixen a la mida del fitxer, de manera que si desactiveu la recuperació automàtica, el fitxer serà més petit.

Aneu a Fitxer> Opcions> Desa i desactiveu l'opció "Desa la informació de recuperació automàtica cada [x minuts]".

Això no suposarà cap diferència immediata, però deixarà d'afegir noves versions de recuperació automàtica al fitxer mentre hi treballeu.

Tingueu en compte que ja no tindreu versions de recuperació automàtica, de manera que si Word es bloqueja o es tanca inesperadament, perdrà tot el treball des de la darrera vegada que el vau desar.

Copieu-ho tot en un document nou

Mentre treballeu en un document, Word desa diverses coses en segon pla per ajudar-vos. Hem demostrat com desactivar-los quan sigui possible i com esborrar les dades que recopila Word, però és probable que encara hi hagi coses al vostre document que no necessiteu. Si us trobeu subjecte a aquest tipus de fluix de mida de document, podeu crear un document nou i copiar-hi tot.

Comenceu creant un document en blanc nou. Seleccioneu tot el contingut del document actual prement Ctrl + A. Al nou document, premeu Ctrl + V per enganxar-ho tot. Això copia tot el vostre text, seccions, format, opcions de disseny de pàgina, numeració de pàgines, tot el que necessiteu.

El vostre nou document no tindrà cap de les dades anteriors desades, informació de recuperació automàtica ni versions anteriors, cosa que hauria de reduir la mida del fitxer.

Tingueu en compte que, en fer-ho, es copiaran totes les dades d'edició de les imatges, de manera que és possible que vulgueu eliminar-les del document original abans de copiar-ho tot al vostre nou document. Si no ho feu, no és gran cosa. Encara podeu eliminar-lo del document nou.

No us podem dir quant estalviarà això, ja que pot ser des d’uns quants kilobytes fins a molts megabytes, però sempre val la pena fer-ho si voleu treure el màxim de greix del vostre document.

Com a bonificació, també hem vist que aquesta còpia / enganxa en un nou document soluciona errors estranys en documents de Word que serien difícils de rastrejar d’una altra manera.

Consells que Podria Ajudeu a reduir la mida d’un document

Alguns consells semblen que ajudarien, però no hem pogut obtenir un resultat positiu amb ells. No diem que no ajudin a reduir la mida del fitxer, però sembla que necessiteu un conjunt de circumstàncies concretes per treure’n algun benefici. Us recomanem que proveu primer els consells de la secció anterior i, després, proveu-los si cal.

Desactiva els Desats de fons

Com més complicat sigui un document i com més temps transcorre des que el deseu, més temps es pot trigar a fer clic al botó "Desa". Per ajudar-vos a solucionar-ho, Word té un paràmetre a Fitxer> Opcions> Avançat anomenat "Permet desar fons".

Aquest paràmetre està habilitat per defecte i desa el document en segon pla mentre hi esteu treballant. La idea és que quan feu clic a "Desa" hi hagi menys canvis que desar, de manera que s'estalviarà molt més ràpidament. Això és en gran part un retrocés dels dies en què Word va ocupar una quantitat proporcionalment més gran de recursos del sistema i, en els sistemes moderns, probablement no és necessari, sobretot si no esteu editant documents enormement llargs o complicats.

El jurat no sap si això fa una diferència en la mida del fitxer. Deixar un document obert amb aquesta opció activada no va fer cap diferència en la mida del nostre document de prova (mentre que deixar AutoRecover activat va fer augmentar la mida del fitxer). Fer modificacions durant un període aproximat de 30 minuts tampoc va provocar que la mida del document canviés de manera notable, independentment de si l'opció "Permet desar fons" estigui activada o desactivada. Tampoc el tenir apagat va canviar la rapidesa amb què es va desar el document.

Resumint: aquest depèn de vosaltres. Si desactivar-lo no redueix la mida del fitxer, deixeu-lo activat, perquè tot el que fa Word per desar automàticament els vostres documents és bo.

Converteix a RTF i torna a convertir a DOCX

RTF significa Rich Text Format (Format de text enriquit) i és un estàndard obert per als documents que proporciona una mica més de format que el text pla, però no totes les campanes i xiulets de DOCX. La idea de convertir un DOCX a RTF és que elimini tot el format addicional i totes les dades ocultes, de manera que quan deseu el vostre RTF com a fitxer DOCX, la mida del fitxer serà menor.

En convertir el document de prova de 20 pàgines i 721 KB a RTF, la mida del fitxer es va convertir en 19,5 MB (per tant, no utilitzeu RTF si voleu un fitxer petit). Si el convertiu de nou a DOCX, es va obtenir un fitxer de 714 KB. Això suposa un estalvi de 7 KB (menys de l’1%), i com que RTF no va poder gestionar alguns dels formats de taula senzills que vam utilitzar, vam haver de tornar a formatar ... la qual cosa va fer que la mida tornés a ser de 721 KB.

Sembla que aquest no tindrà molts avantatges al vostre document, sobretot quan el DOCX modern té tantes funcions de format que RTF no pot gestionar.

Converteix a HTML i torna a convertir a DOCX

Aquesta és la mateixa idea que convertir a RTF, excepte que HTML és un format web. La nostra prova de conversió va mostrar resultats gairebé idèntics a l’ús de RTF.

Ho hem provat amb el nostre fitxer DOCX de 721 KB i el convertim en un fitxer HTML de 383 KB. Si el convertiu de nou a DOCX, es va obtenir un fitxer de 714 KB. Això suposa un estalvi de l’1%, però sí que va fer malbé el format, sobretot les capçaleres, i s’haurien de refer.

Descomprimiu el document i comprimeu-lo

Un document DOCX és un fitxer comprimit, com un arxiu que feu amb 7-Xip o WinRar. Això significa que podeu obrir-lo amb una d'aquestes eines i veure tot el contingut. Un consell que podeu veure és extreure tots els fitxers del vostre DOCX, afegir-los a un arxiu comprimit i, a continuació, canviar el nom de l’arxiu a una extensió de fitxer DOCX. Ei presto, teniu un document de Word que s'ha comprimit. En teoria, això sembla plausible, però amb 7-Zip i WinRar i diversos formats d’arxiu vam trobar que cada vegada que intentàvem obrir el fitxer .docx que havíem creat, Word ens deia que el fitxer estava malmès.

Pot haver-hi algun mèrit en aquesta idea (el nostre fitxer de 721 KB només va acabar sent de 72 KB), però no el recomanaríem a menys que vulgueu passar molt de temps jugant-hi per intentar que funcioni. A més, l’estalvi pot ser simplement perquè el procés de compressió ha eliminat / comprimit alguna cosa que impedeix que Word obri el document, però no podem estar segurs.

Consells suggerits habitualment que probablement no faran cap diferència

Hi ha alguns suggeriments que suren a Internet que so sensat però no tindrà gaire efecte. Això no vol dir que no els hagueu de provar, només que no s’espera un gran impacte en la mida del document.

Elimineu les versions anteriors del document

Word conserva les versions anteriors del document mentre hi treballeu. Aquesta és la funcionalitat de Desa automàticament i algunes persones suggereixen que els elimineu anant a Fitxer> Informació> Gestiona el document i traient qualsevol versió anterior.

Tot i això, no té cap sentit fer-ho perquè aquestes versions antigues s’emmagatzemen al sistema de fitxers de Windows i no al vostre document de Word. En suprimir-los, el document no es reduirà. Si voleu eliminar qualsevol informació de versió anterior del document, copieu el contingut a un document nou o feu un fitxer> Desa com per desar-lo a un document nou, tal com hem suggerit anteriorment.

Enganxa només el text, no el format

Quan vulgueu copiar i enganxar d'un document al document actual, podeu utilitzar diferents opcions d'enganxar.

L'opció predeterminada que s'utilitza si feu clic al botó "Enganxa" (o premeu Ctrl + V) és "Mantenir el format de la font". Això copia els tipus de lletra i el format no predeterminat, com ara negreta, cursiva, etc. Però si feu clic a l'opció "Conserva només text", això reduirà la mida del fitxer, o això diu la teoria, eliminant el format.

Ho hem provat amb un document de 20 pàgines que tenia diversos formats aplicats al text de cada pàgina i la diferència de mida mitjana era de poc menys de 2 KB per pàgina. Això podria ser significatiu si teniu un document de més de 250 pàgines, que totalitzaria fins a uns 0,5 MB, però realment tindreu un document Word de 250 pàgines sense format? Probablement no, perquè no es podria llegir en la seva majoria, de manera que perdríeu els estalvis en tornar a afegir el format.

Els avantatges d’aquest mètode probablement es reduiran al consell que hem donat anteriorment: copieu i enganxeu el document sencer en un document nou per eliminar versions anteriors, canvis d’edició antics, etc.

Canvieu la mida de la pàgina

Word us ofereix l'opció de canviar la mida de la pàgina anant a Disseny> Mida i canviant de la mida predeterminada de "Carta". Hi ha consells flotants sobre això que diuen que si trieu una mida més petita, però similar, com ara "A4", no ho notaran altres lectors i obtindreu un estalvi de mida petita.

Ho hem provat amb un document de 20 pàgines amb una mida de "Carta" de 721 KB. Hem canviat la mida a "A4", "A5" (que és la meitat de la mida de "A4") i "B5", i el nostre document es manté constant de 721 KB cada vegada. En altres paraules, no va fer cap diferència en la mida del fitxer.

Deixa d'incorporar dades lingüístiques

Hi ha una opció de configuració a Fitxer> Opcions> Opcions avançades anomenada "Incrustar dades lingüístiques" i veureu consells en diversos llocs que us indiquen que desactiveu aquesta opció. A la superfície, això sembla raonable: les dades lingüístiques addicionals no augmentarien la mida d’un document?

En resum, la resposta és no si utilitzeu un fitxer .docx modern. Word gestiona les dades lingüístiques entre bastidors i no ocupa cap espai al document.

Desactivar aquesta opció pot fer una lleugera diferència en els fitxers .doc més antics, però fins i tot només si heu utilitzat una eina d’escriptura a mà i Word disposa d’alguna “informació de correcció del reconeixement d’escriptura a mà”. En cas contrari, no té cap diferència.

Aquesta és la nostra llista bastant completa de maneres de reduir la mida dels fitxers de Word, però sempre estem a la recerca de mètodes nous per provar (o desestimar). Encenyeu els comentaris si coneixeu una tècnica que hem perdut i la comprovarem.