Com signar electrònicament documents PDF sense imprimir-los ni escanejar-los

Se us ha enviat un document per correu electrònic, heu de signar-lo i tornar-lo a enviar. Podeu imprimir el document, signar-lo i escanejar-lo de nou i enviar-lo per correu electrònic. Però hi ha una manera millor i més ràpida.

Us mostrarem com afegir ràpidament la vostra signatura a qualsevol document PDF, desant-la com a fitxer PDF estàndard que es pot llegir a qualsevol lloc. Podeu fer-ho a Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux, qualsevol plataforma que preferiu.

Signatures electròniques, no signatures digitals

  1. Windows: Obriu el PDF a Adobe Reader i feu clic al botó "Emplena i signa" al tauler dret.
  2. Mac: Obriu el PDF a la vista prèvia, feu clic al botó de la caixa d'eines i, a continuació, feu clic a Signa
  3. iPhone i iPad: Obriu el fitxer adjunt de PDF a Mail i, a continuació, feu clic a "Marca i respon" per signar.
  4. iPhone i Android: Descarregueu Adobe Fill & Sign, obriu el PDF i toqueu el botó Signatura.
  5. Chrome: Instal·leu l'extensió HelloSign, pengeu el PDF i feu clic al botó Signatura.

En primer lloc, rectifiquem una certa terminologia. Aquest article tracta electrònica signatures, no digital signatures, que són una altra cosa completament. Una signatura digital és criptogràficament segura i verifica que algú amb la vostra clau de signatura privada (és a dir, vosaltres) hagi vist el document i l’hagi autoritzat. És molt segur, però també complicat.

La signatura electrònica, en canvi, és només una imatge de la vostra signatura superposada a sobre d’un document PDF. Podeu fer-ho amb tot tipus d’aplicacions i és el que necessitarà la majoria de la gent quan us enviïn un document per signar. Envieu-los un fitxer PDF amb signatura digital i no sabran què en poden fer. Per a moltes empreses, simplement acceptar documents signats per correu electrònic en lloc d’obligar-los a enviar-los per fax és un gran salt tecnològic.

És clar, però, que els mètodes següents no són perfectament segurs, però tampoc no s’imprimeix cap cosa, gargotejant-la amb un bolígraf i escanejant-la de nou. Almenys això és més ràpid!

Windows: utilitzeu Adobe Reader

RELACIONATS:Els millors lectors de PDF per a Windows

Tot i que Adobe Reader no és el visualitzador de PDF més lleuger, és un dels que compta amb més funcions i, en realitat, té un excel·lent suport per signar documents PDF. Altres lectors de PDF de tercers poden oferir aquesta característica, però en general requereixen que adquiriu una versió de pagament abans d’utilitzar les seves funcions de signatura.

Per signar un document mitjançant Adobe Reader, obriu primer el document PDF a l'aplicació Adobe Acrobat Reader DC. Feu clic al botó "Emplena i signa" al tauler dret.

Feu clic al botó "Signa" a la barra d'eines i seleccioneu "Afegeix signatura" per afegir la vostra signatura a Adobe Acrobat Reader DC.

Si necessiteu afegir altra informació al document, podeu fer servir els altres botons de la barra d'eines. Per exemple, podeu escriure text o afegir marques de verificació per emplenar formularis mitjançant els botons de la barra d’eines Emplena i signa.

Podeu crear una signatura d'una de les tres maneres següents. Per defecte, Adobe Reader selecciona "Tipus" perquè pugueu escriure el vostre nom i convertir-lo en una signatura. Això no semblarà la vostra signatura real, de manera que probablement no sigui l'ideal.

En lloc d’això, probablement voldreu seleccionar “Dibuixar” i després dibuixar la vostra signatura amb el ratolí o una pantalla tàctil. També podeu seleccionar "Imatge" si voleu signar un tros de paper, escanejar-lo amb un escàner i afegir la vostra signatura escrita a Adobe Reader. (Sí, això requereix un escaneig, però només heu de fer-ho una vegada i després podeu utilitzar aquesta signatura en qualsevol document que signeu electrònicament en el futur.)

Després de crear una signatura, feu clic a "Aplica" per aplicar-la al document. Deixeu marcat "Desa la signatura" i podreu afegir-la ràpidament en el futur.

Col·loqueu la signatura on vulgueu amb el ratolí i feu clic per aplicar-la. Si decidiu desar la vostra signatura, en el futur la podreu accedir fàcilment al menú "Signa".

Per desar el document PDF signat, feu clic a Fitxer> Desa i seleccioneu una ubicació per al fitxer.

Mac: utilitzeu la vista prèvia

RELACIONATS:Utilitzeu l'aplicació de previsualització del vostre Mac per combinar, dividir, marcar i signar PDF

Els usuaris de Mac tenen més sort que els usuaris de Windows. L’aplicació Previsualització inclosa amb macOS té funcions de signatura de documents integrades. Gràcies als excel·lents trackpads integrats als MacBooks, podeu dibuixar la vostra signatura al trackpad amb un dels dits per introduir-la a Preview. En un MacBook nou amb un trackpad "Force Touch", això és sensible a la pressió, cosa que permet signatures encara més precises.

També podeu signar un tros de paper i "escanejar-lo" amb la vostra càmera web, si preferiu crear la vostra firma a l'antiga (o si teniu un iMac sense trackpad).

Per signar un document, obriu un document PDF a Vista prèvia (aquesta hauria de ser l’aplicació predeterminada que s’obre quan feu doble clic a un fitxer PDF, tret que l’hagueu canviat). Feu clic al botó "Mostra la barra d'eines de marcatge" en forma de caixa d'eines i, a continuació, feu clic al botó "Signa" a la barra d'eines que apareix.

Se us demanarà que creeu una signatura arrossegant el dit sobre el trackpad o bé signant un tros de paper i escanejant-lo amb la càmera web. Captureu la vostra signatura una vegada i Preview la recordarà per al futur.

Un cop hàgiu capturat una signatura, podeu seleccionar-la al menú que apareix després de fer clic al botó "Signa". La vostra signatura s'aplica com una imatge que es pot arrossegar i redimensionar per ajustar-la al document.

La resta d’opcions de la barra d’eines us permeten escriure text i dibuixar formes al document, permetent omplir formularis, si cal.

Quan hàgiu acabat, feu clic a Fitxer> Desa per desar el PDF i apliqueu la vostra signatura al fitxer. També podeu fer clic a Fitxer> Duplica per crear una còpia del PDF i desar els canvis en una nova còpia del fitxer sense modificar l'original.

Si no us agrada Preview per qualsevol motiu, també podeu utilitzar Adobe Reader DC en un Mac. Funcionarà igual que signar un document a Windows, així que consulteu les instruccions de la secció de Windows per obtenir informació sobre això.

iPhone i iPad: utilitzeu Mail o Adobe Fill & Sign

RELACIONATS:Com signar documents i marcar fitxers adjunts al correu iOS

En un iPhone o iPad, podeu signar documents mitjançant la funció de marcatge a l'aplicació iOS Mail. Si teniu un Mac i utilitzeu Vista prèvia per signar documents, la vostra signatura se sincronitzarà realment del Mac al vostre iPhone o iPad, de manera que no haureu de crear-la per segona vegada.

Aquesta característica és convenient, però només funciona si voleu signar documents a l'aplicació Mail. Per exemple, se us pot enviar un document PDF per correu electrònic i és possible que hàgiu de signar-lo i enviar-lo per correu electrònic de seguida.

Per fer-ho, haureu de rebre un missatge de correu electrònic amb un fitxer PDF adjunt, tocar el fitxer adjunt de PDF i fer clic a la icona "Marcatge i resposta" en forma de caixa d'eines a l'extrem inferior dret de la pantalla mentre visualitzeu el PDF.

Aleshores podreu afegir una signatura tocant el botó de signatura que hi ha a l'extrem inferior dret de la pantalla. Si voleu, també podeu escriure text i dibuixar al document.

Quan toqueu "Fet", l'aplicació Mail crearà automàticament una resposta al correu electrònic amb el document signat adjunt. Podeu escriure un missatge de correu electrònic i enviar el document signat.

 

Tot i que és convenient, només funciona a l'aplicació Mail, de manera que és molt limitat. Si voleu fer-ho des de qualsevol altra aplicació, necessitareu una aplicació de signatura de tercers.

Hi ha força opcions aquí, però ens agrada l’aplicació Adobe Fill & Sign d’Adobe, que us permet signar un nombre il·limitat de documents de forma gratuïta. Fins i tot pot capturar imatges de documents en paper amb la càmera, de manera que podeu crear còpies digitals de formularis en paper. Podeu signar un document escrivint a la pantalla tàctil amb un dit o un llapis òptic i també us permeten escriure text en documents PDF per emplenar-los.

Per obtenir un document PDF d'una altra aplicació a Adobe Fill & Sign, cerqueu el fitxer PDF en una altra aplicació, toqueu el botó "Compartir" i trieu l'aplicació Adobe Fill & Sign. A continuació, podeu tocar el botó de signatura per signar fàcilment el document. Quan hàgiu acabat, toqueu el botó "Comparteix" a Adobe Fill & Sign per enviar el document signat a una altra aplicació.

 

Si sou una empresa que busca una eina més completa o si simplement no us agrada Adobe Sign & Fill, també ens agrada especialment SignNow. Funciona molt bé i us permet signar documents amb el dit. Podeu registrar fins a cinc documents al mes de forma gratuïta, però després d’això necessiteu una quota de subscripció mensual. És una bona alternativa, però.

Android: utilitzeu Adobe Fill & Sign

Android no inclou cap aplicació integrada que pugui fer-ho. En lloc d’això, haureu d’utilitzar una aplicació de tercers. Igual que a l’iPhone i l’iPad, ens agrada Adobe Fill & Sign, que us permet signar un nombre il·limitat de documents al mes de forma gratuïta. També pot capturar imatges de documents en paper amb la càmera perquè pugueu signar-los electrònicament.

Després d'instal·lar l'aplicació, podeu obrir documents PDF a l'aplicació i tocar el botó de signatura per signar-los. A continuació, podeu compartir el document signat amb una altra aplicació tocant el botó "Compartir".

 

Igual que a iOS, també us recomanem SignNow si voleu una mica més de funcions i estigueu disposat a pagar (ja que només ofereix fins a cinc signatures al mes de franc).

Chromebook: utilitzeu HelloSign

En un Chromebook, trobareu diversos serveis de signatura web que us funcionen. Ens agrada HelloSign, que ofereix una bona interfície web i una aplicació de Chrome que s’integra amb Google Drive. Permet registrar fins a tres documents al mes de forma gratuïta.

La interfície web bàsica de HelloSign us permet carregar fàcilment documents PDF i signar-los dibuixant la vostra signatura o carregant una imatge. A continuació, podeu enviar el document signat per correu electrònic directament a algú o descarregar-lo i fer el que vulgueu amb ell.

Si no us agrada HelloSign, DocuSign també funciona bé en un Chromebook, ja que ofereix una aplicació que s’integra amb Google Drive per a la signatura i una extensió de navegador que us permet signar documents des de Gmail. Però DocuSign no ofereix signatures gratuïtes. SignNow també ofereix una aplicació de Chrome per a Google Drive i una extensió per a Gmail, però l’aplicació i l’extensió no s’han revisat tan bé.

Linux: és complicat

Això és una mica més difícil a Linux, ja que la versió oficial d’Adobe Reader per a Linux es va deixar d’utilitzar. Fins i tot les versions antigues i obsoletes disponibles per a Linux no tenen aquesta funcionalitat, ni els populars lectors de PDF integrats com Evince i Okular.

És possible que vulgueu provar una eina basada en web com HelloSign, que es descriu a la secció anterior de Chromebook, per obtenir una experiència més senzilla.

Si voleu utilitzar una aplicació d'escriptori, Xournal és probablement l'eina més convenient per signar PDF a Linux. Pot anotar PDF, afegint-hi imatges. En primer lloc, haureu de crear una imatge de la vostra signatura: signeu un tros de paper, escaneu-la al vostre sistema Linux i netegeu-la. Potencialment, només podríeu fer-ne una foto amb la càmera web o el telèfon intel·ligent. És possible que vulgueu modificar-lo a GIMP perquè tingui un fons transparent o simplement assegureu-vos que signeu un tros de paper blanc i que el fons sigui completament blanc.

Instal·leu Xournal des de l'eina d'instal·lació de programari de la vostra distribució Linux, obriu el PDF i feu clic a l'opció del menú Eines> Imatge. Això us permetrà inserir la imatge de la vostra signatura i la podeu canviar de mida i canviar la mida que calgui perquè encaixi al camp de la signatura.

Haver d’escanejar i crear un fitxer d’imatges és una mica molest, però podeu utilitzar aquest mètode per signar documents ràpidament en el futur després d’haver obtingut una bona imatge de la vostra signatura.

Crèdit de la imatge: Tim Pierce a Flickr