Com es poden crear etiquetes de correu a Word a partir d'una llista d'Excel

És possible que utilitzeu Microsoft Excel per organitzar correctament una llista de correu. Tanmateix, quan us prepareu per imprimir etiquetes de correu, haureu d’utilitzar la combinació de correu per crear-les a Word des de la vostra llista Excel. Així és com.

Primer pas: prepareu la vostra llista de correu

Si ja heu creat una llista de correu a Excel, podeu ometre aquesta prova amb seguretat. Si encara no heu creat la llista, tot i que Excel no té la funció d’etiqueta de correu, us recomanem que feu servir Excel, ja que és millor organitzar i mantenir les dades que no pas fer servir una taula de Word.

El primer que heu de fer és crear una capçalera de columna respectiva per a les dades que apareixen a cada columna. Col·loqueu les capçaleres a la primera fila de cada columna.

Les capçaleres que incloeu depèn de la informació que vulgueu utilitzar a les etiquetes de correu. Els títols sempre són agradables, però és important que sàpiga per quin títol passa una persona abans de crear les etiquetes. A més, si la vostra llista és per a empreses i no per a persones individuals, podeu ometre les capçaleres "Nom" i "Cognom" i simplement anar amb "Nom de l'empresa". Per il·lustrar correctament els passos, anirem amb una llista de correu personal en aquest exemple. La nostra llista inclourà les capçaleres següents:

  • Nom
  • Cognom
  • Adreça
  • ciutat
  • Estat
  • Codi ZIP

Aquesta és la informació estàndard que trobareu a les etiquetes de correu. Fins i tot podeu inserir imatges a les etiquetes de correu si voleu, però aquest pas vindria més tard a Word.

RELACIONATS:Com crear i imprimir etiquetes en Word

Un cop hàgiu acabat de crear les capçaleres, continueu i introduïu les dades. Un cop hàgiu acabat, la llista hauria de tenir el següent aspecte:

Seguiu endavant i deseu la llista i anem a Microsoft Word.

Segon pas: configureu les etiquetes a Word

Obriu un document en blanc de Word. A continuació, aneu a la pestanya "Correus" i seleccioneu "Inicia la combinació de correu".

Al menú desplegable que apareix, seleccioneu "Etiquetes".

Apareixerà la finestra "Opcions d'etiquetes". Aquí podeu seleccionar la marca de l’etiqueta i el número de producte. Quan hàgiu acabat, feu clic a "D'acord".

Els contorns de les etiquetes apareixeran ara a Word.

Nota: Si no apareixen els contorns de l'etiqueta, aneu a Disseny> Vores i seleccioneu "Mostra les quadrícules".

Pas tercer: connecteu el full de treball a les etiquetes de Word

Abans de poder transferir les dades d'Excel a les etiquetes de Word, heu de connectar-les. De nou a la pestanya "Correus" del document de Word, seleccioneu l'opció "Selecciona destinataris".

Apareixerà un menú desplegable. Seleccioneu "Utilitza una llista existent".

Apareixerà Windows File Explorer. Utilitzeu-lo per localitzar i seleccionar el fitxer de la llista de correu. Amb el fitxer seleccionat, feu clic a "Obre".

Apareixerà la finestra "Selecciona taula". Si teniu diversos fulls al vostre llibre, apareixeran aquí. Seleccioneu la que contingui la vostra llista. Assegureu-vos d'activar l'opció "La primera fila de dades conté capçaleres de columna" si encara no ho és i feu clic a "D'acord".

Ara les vostres etiquetes estan connectades amb el vostre full de càlcul.

Pas quatre: afegiu camps de combinació de correu a les etiquetes

Ara és hora d’afegir els camps de combinació de correu a les etiquetes de Word. Seleccioneu la primera etiqueta, canvieu a la pestanya "Correus" i feu clic a "Bloqueig d'adreces".

A la finestra "Insereix bloc d'adreces" que apareix, feu clic al botó "Coincideix amb els camps".

Apareixerà la finestra "Coincideix amb els camps". Al grup "Obligatori per al bloc d'adreces", assegureu-vos que cada paràmetre coincideixi amb la columna del vostre llibre de treball. Per exemple, "Nom" hauria de coincidir amb "Nom", etc. Un cop hàgiu confirmat que tot està configurat correctament, feu clic a "D'acord".

De nou a la finestra "Insereix bloc d'adreces", comproveu la previsualització per assegurar-vos que tot queda bé i feu clic a "D'acord".

<> apareixerà a la vostra primera etiqueta.

Torneu a la pestanya "Correus" i feu clic a "Actualitza etiquetes".

Un cop seleccionat, <> hauria d'aparèixer a totes les etiquetes.

Ara ja podeu preparar la combinació de correu.

Cinc pas: realitzar la combinació de correu

Ara, per veure com passa la màgia. A la pestanya "Correus", feu clic a "Finalitza i combina".

Al menú desplegable que apareix, seleccioneu "Edita documents individuals".

Apareixerà la finestra "Combina amb un document nou". Seleccioneu "Tots" i feu clic a "D'acord".

La llista d'Excel ara es combinarà amb les etiquetes de Word.

Ara només queda imprimir les etiquetes i enviar el correu.