agwebrunner.com

És possible que algunes empreses i agències governamentals de poca velocitat no acceptin documents per correu electrònic, cosa que us obligarà a enviar-los per fax. Si esteu obligat a enviar un fax, podeu fer-ho des del vostre ordinador de forma gratuïta.

Anteriorment hem tractat formes de signar electrònicament documents sense imprimir-los ni escanejar-los. Amb aquest procés, podeu signar digitalment un document i enviar-lo per fax a una empresa, tot a l'ordinador i sense necessitat d'impressió.

Com funcionen les màquines de fax (i per què són tan incòmodes)

Això no és tan fàcil com hauria de ser. Les màquines de fax estan connectades a les línies telefòniques antigues. Quan utilitzeu una màquina de fax estàndard, aquesta màquina fa una trucada telefònica al número que especifiqueu. La màquina de fax del número de destinació respon i el document es transmet per mitjà d'una trucada telefònica.

Aquest procés es va inventar abans d’Internet i sembla ridículament arcaic en aquest moment. Per fer un fax, una persona pot escriure un document, imprimir-lo i escanejar-lo a la màquina de fax que l’envia per la línia telefònica. La persona que rep el fax pot escanejar el document enviat per fax i tornar-lo a convertir en un fitxer digital. Han fet un cercle complet: el document s’ha enviat d’un ordinador a un altre amb molta feina addicional i la qualitat de la imatge s’ha perdut.

RELACIONATS:Com signar electrònicament documents PDF sense imprimir-los ni escanejar-los

Idealment, podríeu enviar un document per correu electrònic o mitjançant un mètode en línia més segur. Moltes empreses consideren que el fax és un mètode segur de transmissió de documents, però realment no ho és: si algú estava fent un cop d'ull a la línia telefònica, podria interceptar fàcilment tots els documents enviats per fax.

No hi ha manera de connectar-se a una màquina de fax directament per Internet, ja que la màquina de fax només està connectada a línies telefòniques. Per fer un fax en línia, necessitarem una mena de passarel·la que accepti documents a través d’Internet i en transmeti el document a un aparell de fax. Allà és on entren els serveis següents. Doneu-los un document i faran la molesta tasca de marcar el fax i enviar el vostre document per línia telefònica.

Podríeu enviar faxos només amb l'ordinador, però ...

Per descomptat, podeu ometre els serveis següents. Microsoft Windows inclou fins i tot una aplicació de fax i escaneig que us permet enviar faxos. El problema és que necessitareu l’ordinador connectat a la línia telefònica; sí, això vol dir que necessitareu un mòdem de fax de marcatge directe. També necessitareu una connexió telefònica fixa i hauríeu d’indicar a la gent que es quedés fora del telèfon quan envieu faxos, igual que als vells dies d’internet de marcatge telefònic. Per descomptat, si envieu molts faxs, podríeu pagar una línia telefònica de fax dedicada, fins i tot pot ser necessari si rebeu molts faxos.

Això, òbviament, no és l’ideal. Per descomptat, si necessiteu enviar força faxos, aneu a comprar una màquina de fax o mòdem i connecteu-lo al vostre telèfon fix. Però probablement no necessiteu enviar i rebre faxs tan sovint; és d'esperar que només hagueu d'enviar un fax ocasional sempre que topeu amb una organització que ha quedat atrapada en el passat.

Escanegeu el document o utilitzeu un fitxer digital existent

RELACIONATS:Com escanejar documents a PDF amb la càmera del telèfon Android

El procés bàsic és senzill. Primer, haureu d’escanejar el document que voleu enviar per fax, com si envieu aquest document per correu electrònic. si no teniu cap escàner, us recomanem que proveu d’escanejar-lo amb el vostre telèfon intel·ligent. Si el document ja és un fitxer de l’ordinador, enhorabona, no heu d’escanejar res.

Amb el document en format digital, podeu enviar-lo a un servei que us farà molestar el fax.

Enviar faxos en línia, gratuïtament

Hi ha tants serveis de fax en línia que és difícil prendre una decisió informada sobre quin escollir. El primer que cal tenir en compte és quin tipus d’usuari sou, amb quina freqüència envieu un fax i quines funcions necessiteu.

Usuari avançat: Fax RingCentral

Si envieu faxos sensibles tot el temps o treballeu per a una empresa i proveu de triar un servei, RingCentral Fax, que és parcialment propietat de Cisco i AT&T, és probablement la millor opció per a les vostres necessitats, sobretot perquè tenen moltes funcions de seguretat i suport per a diversos usuaris amb línies de fax independents.

Té totes les funcions que podeu imaginar, incloses les integracions amb Outlook, Google Drive, Dropbox, Box i fins i tot podeu obtenir un número gratuït. També té moltes funcions de seguretat que serien útils per a empreses o persones que transmetin informació segura.

Per descomptat, si només voleu enviar uns quants faxs, podeu inscriure-us a un dels seus plans econòmics ... i després cancel·lar-lo al cap d’un mes o dos.

Usuari ocasional

Si necessiteu enviar algun fax ocasional, us recomanem que us inscriviu per fer una prova gratuïta de MyFax, que us permetrà enviar fins a 100 pàgines, és a dir, més pàgines al mes de les que la majoria de persones han de enviar per fax per any. Si necessiteu enviar un fax amb freqüència, podeu actualitzar a un pla normal.

Recepció de faxos

Si necessiteu rebre faxos, haureu de registrar-vos per obtenir un servei de pagament. El servei haurà d’establir un número de telèfon dedicat per a la vostra línia de fax, que costarà diners. RingCentral, MyFax i molts altres serveis ho faran si pagueu.

RELACIONATS:Com signar electrònicament documents PDF sense imprimir-los ni escanejar-los

Per sort, almenys hauríeu de poder fer una prova gratuïta: RingCentral ofereix, per exemple, 30 dies de recepció gratuïta de fax.

Hi ha molts serveis de fax per utilitzar i, si només necessiteu enviar algun fax ocasional, podeu fer-ho de forma gratuïta, però si voleu rebre un fax, haureu de registrar-vos per obtenir un compte de prova. . Sempre podeu cancel·lar-ho si voleu.

Crèdit de la imatge: Matt Jiggins a Flickr, David Voegtle a Flickr