agwebrunner.com

Desar un full de càlcul d'Excel com a PDF pot resultar confús i el fitxer acabat sol ser diferent de com volem que es presenti. A continuació s’explica com desar un full com a fitxer PDF net i llegible.

Fitxers Excel com a PDF

Hi ha molts casos en què és possible que vulgueu desar un document d'Excel com a fitxer PDF en lloc d'un full de càlcul. Per exemple, si voleu enviar només una part específica d’un full més gran o no voleu que es pugui editar. No obstant això, convertir un fitxer Excel a PDF pot ser una mica complicat.

Sovint no pensem en fulls de càlcul d'Excel com a documents amb vores, pàgines i marges. Tot i això, a l’hora de convertir aquests fitxers en documents PDF que es poden llegir, imprimir o distribuir a altres persones, és una cosa que hauríeu de tenir en compte. El fitxer ha de ser llegible i entenedor, sense columnes aleatòries perdudes en altres pàgines ni mides de cel·la massa petites per llegir-les.

A continuació s’explica com convertir el full de càlcul en un document PDF presentable i imprimible.

Configuració de la pàgina

Si feu servir Office 2008 o versions posteriors, aneu a la pestanya Disseny de pàgina. Aquí veureu diverses opcions agrupades a la secció Configuració de la pàgina. Aquests són els tres primers:

• Marges:Quant és l’espai en blanc entre la vora d’un document i la primera cel·la
• Orientació:Si voleu que el fitxer acabat estigui en format horizontal o vertical
• Mida:La mida de la pàgina del document acabat

Aquests funcionen principalment igual que en un document de Word, de manera que configureu-los en funció de com vulgueu que es vegi el vostre PDF acabat. Tingueu en compte que la majoria de fulls de càlcul d'Excel són més llegibles en orientació horitzontal que en vertical, tret que tingueu poques columnes. Els fulls que es guarden en vertical tendeixen a tenir columnes que queden fora de l’àrea d’impressió final, cosa que pot dificultar la navegació i la lectura del document.

A més, podeu afegir una capçalera i un peu de pàgina al vostre disseny final. Feu clic a la fletxa que hi ha a l'extrem inferior dret de la secció Configuració de pàgina i, a continuació, feu clic a la pestanya Capçalera / peu de pàgina. Podeu seleccionar una de les opcions generades per Office o crear-ne una de pròpia mitjançant la funció "Personalitza".

També teniu l'opció de canviar el fons de la impressió. Per fer-ho, feu clic al botó Fons a Configuració de la pàgina. Podeu seleccionar una imatge des del vostre ordinador portàtil o des del núvol i aquesta imatge es mostrarà en mosaic a tot el full.

Definició d'una zona d'impressió i ajust

A continuació, heu de determinar quina àrea es convertirà en un PDF, així com quantes files i columnes hi haurà a cada pàgina.

La primera manera de definir l'àrea és fent clic i arrossegant per seleccionar totes les cel·les que vulgueu al document. Després, aneu a Configuració de pàgina> Àrea d’impressió> Estableix àrea d’impressió. Això crearà una fina línia de color gris a tota l'àrea que s'imprimirà. Quan creeu el fitxer PDF, tot el que es trobi fora d'aquesta àrea no s'inclourà. També podeu introduir manualment les cel·les fent clic a la fletxa que hi ha a l'extrem inferior esquerre i aneu a Fulls de càlcul> Àrea d'impressió.

De manera similar al Microsoft Word, també podeu crear salts de pàgina per segmentar diferents taules. Aquests salts de pàgina poden ser tant horitzontals com verticals. Aneu a la cel·la on voleu col·locar un salt de pàgina, feu clic a la pestanya "Disseny de pàgina" de la cinta i seleccioneu Configuració de pàgina> Salts de pàgina> Insereix salt de pàgina. Això crearà un salt just a sobre i a l'esquerra de la cel·la actual.

Una altra cosa important que cal fer és definir l’opció Escala per ajustar-la. A la dreta de la configuració de la pàgina, veureu tres opcions: Amplada, Alçada i Escala. Les opcions Amplada i Alçada us permeten definir a quantes pàgines apareixeran les files o columnes de la taula. Per exemple, si teniu moltes files però només unes poques columnes, és ideal establir l'amplada a una pàgina. L’escala, en canvi, determinarà la mida global de tota la zona d’impressió.

Opcions del full

L’últim menú al qual heu de prestar atenció és Opcions del full. Es tracta de paràmetres que afecten l’aspecte del full imprès final. Per accedir a les opcions completes del full, feu clic a la fletxa que hi ha a l'extrem inferior esquerre de les seccions Opcions del full.

Aquí teniu una descripció general de les diverses personalitzacions que podeu fer en aquest menú:

• Imprimeix títols:Podeu congelar files i columnes específiques del full de manera que apareguin a totes les pàgines, com ara capçaleres i etiquetes.
• Línies de quadrícula: Això us permet definir si voleu mostrar o no les línies de quadrícula, que són les línies entre les cel·les que apareixen quan no hi ha cap vora pintada.
• Capçaleres:Això us permet mostrar capçaleres, que són les etiquetes alfabètiques fixes (A, B, C) i numèriques (1, 2, 3) a l'eix x i a l'eix y dels fulls de càlcul d'Excel.
• Comentaris, notes i errors: Es mostren els comentaris incrustats, les notes i les advertències d'error al document final.
• Comanda d'impressió:Això us permet definir si voleu crear un document que baixi primer o que vagi a la dreta primer.

En aquest menú, podeu anar a la pantalla de visualització prèvia d’impressió, on podeu fer una ullada al vostre document final. També podeu anar a la pantalla amb la drecera Ctrl + P.

RELACIONATS:Com imprimir un full de treball amb comentaris a Excel

Desar o imprimir en format PDF

Amb el document formatat correctament i tot a punt, hi ha dues maneres de crear un PDF.

Per desar el fitxer com a PDF a Excel, obriu el diàleg Desa com a i seleccioneu PDF al menú desplegable "Desa com a tipus". També podeu anar a Exporta> Exporta a XPS / PDF. A partir d’aquí teniu algunes opcions. Podeu decidir si voleu optimitzar el fitxer per a Estàndard o Mínim, que determinarà la qualitat final i la mida del fitxer del document. A continuació, podeu fer clic a "Opcions" per seleccionar l'àrea que vulgueu publicar:

• Selecció:Les cel·les actuals que heu seleccionat
• Fulls de càlcul actius:El full actual on es troba
• Llibres de treball sencers:Tots els llibres de treball del fitxer actual en què esteu treballant
• Taula:Una taula definida que heu creat mitjançant Microsoft Excel

També podeu optar per ignorar l’àrea d’impressió que heu definit completament.

També podeu imprimir el fitxer en format PDF. Microsoft té una impressora PDF integrada anomenada Microsoft Print to PDF que podeu seleccionar al menú desplegable de la impressora. Si teniu una altra unitat PDF, com ara Adobe PDF, Foxit o PDF Xchange, també podeu utilitzar-ne una. Abans de fer clic a "Imprimeix", mireu la previsualització d'impressió per assegurar-vos que tot sembli correcte.

RELACIONATS:Com imprimir en PDF a Windows: 4 consells i trucs